Seminární práce

obsahové charakteristiky obchodních dopisů

Text individuálních obchodních dopisů musí být členěn na tyto části - úvodní věta, stať, závěrečná věta.

V každém obchodním dopise se má psát pouze o jedné záležitosti , přičemž každé myšlence má být věnován jiný odstavec.

Píšeme za podnik, proto používáme sloveso i zájmeno ve vztahu k adresátovi sloveso a zájmeno ,,VY" ,,MY".

Pisatel musí být dobře obeznámen se všemi skutečnostmi a pokyny a musí jim rozumět.

Co vše má obsahovat?

Jazyková stránka dopisu- volíme slova přesného jednoznačného významu, tvoříme raději kratší, srozumitelné věty, dbáme na gramatiku a interpunkci.

Cizí slova užíváme jen s mírou.

Vyhýbáme se opakování stejných slov.

Úprava dopisu má být vzorná a bez chyb.

Před napsáním dopisu si vypracujeme koncept ( nanečisto).

Dopisy píšeme zdvořile v obsahu, jasné ve výrazu a úhledné ve formě.

Koncept dopisu pozorně pročteme ( i nahlas) popř. opravíme a zjišťujeme:

1. vyjádřili jsme všechny důležité myšlenky?

2. Nezapomněli jsme některé údaje?

3. Dodrželi jsme logický sled návaznosti myšlenek?

4. Nezaměnili jsme JÁ a MY? , nepíšeme ve třetí osobě ONI?

5. Je dopois předvědčivý?

6. Jsme přivětivý a odpovídají zdvořilostní formulace situaci?

7. Vypustili jsme přebytečná slova?

8. Nepoužili jsme jeden termín několikrát, neopakujeme se?

9. Užili jsme správně interpunkční znaménka?

10. Můžete dopis po přepsání dát podepsat? ( Stydět se za chyby ...)

ÚVODNÍ VĚTA

Účelem je motivovat adresáta k pozornému přečtení dopisu, lze navázat na skutečnosti, které jsou adresátovi dobře známé. Je možno se zmínit o věcech, které vzbudí v adresátovi příjemné pocity úspěchu, očekávání atd. Ale je nutno dbát rozumné míry.

STAŤ

 Musí obsahovat vše, co je nutné k tomu, aby adresát obsahu plně a správně porozumě. Týká se to zejména údajů o : druhu, kvantitativních a kvalitativních vlastnostech, věc ( oficiální název či označení katalogu, velikosti, hmotnost, počet, barva, funkce, výkon, životnost apod. Cenových chcakteristickách, prohlídce, předvedení nebo vyzkoušení. Dodacích podmínkách ( lhůty, balení, doprava apod.). V plateních podmínkách ( lhůty a způsoby - faktura ( 14 dní na splacení)), v hotovosti. Záruční době a servisu. Eventuelně dalších ujednáních např. o sankcích.

ZÁVĚREČNÁ VĚTA

Má podpořit pozitivní motivací adresáta, vyjádření přesvědčení, o realizaci očekávaného chování, s poukazem na oboustranný prospěch. Obsahová úplnost a správnost má být podpořena připojením a vyznačením vhodných příloh.